Ihr zuverlässiger digitaler Büroservice & virtuelle Assistenz
Willkommen bei Valeska Horak, Ihrer Ansprechpartnerin für externe Bürodienste in Excel und Umgebung. Als virtuelle Assistentin nehme ich Ihnen administrative Aufgaben ab, damit Sie den Fokus auf Ihr Kerngeschäft legen können. Mein Angebot umfasst Büroservice, Sachbearbeitung und digitale Organisation; außerdem bin ich im Bereich Buchhaltung und zur Unterstützung im Personalwesen für Sie tätig. Da ich komplett papierfrei arbeite, sparen Sie Zeit und Kosten und profitieren von flexiblen Abläufen – ganz ohne langfristige Bindungen.
Praktische Unterstützung erhalten Sie ohne feste Fixkosten oder lange Vertragslaufzeiten: Die Abrechnung erfolgt flexibel nach den tatsächlich geleisteten Stunden. Gemeinsam verbessern wir Ihre Prozesse und entlasten Ihr Unternehmen spürbar.
Ihr individueller Backoffice-Service
Unterstützung im Rechnungswesen und der Buchhaltung
Im Rahmen Ihres Buchhaltungsservice übernehme ich die vorbereitende Buchführung und bereite alle Unterlagen für die Weiterleitung an Ihren Steuerberater vor.
- Vorbereitende Buchführung: Buchungssätze erstellen und Belege kontieren
- Auf Basis Ihrer bestehenden Vorlagen erstelle ich Ausgangsrechnungen
- Eingehende Rechnungen prüfe ich und buche sie entsprechend
- Zahlungen abwickeln und den Zahlungsverkehr im Blick behalten
- Das Mahnwesen übernehmen und eingegangene Zahlungen kontrollieren
- Statistiken, Auswertungen sowie monatliche Berichte erstelle ich für Sie
- Als direkte Schnittstelle kommuniziere ich mit Ihrem Steuerberater
- Die Umsatzsteuervoranmeldung und weitere Finanzberichte bereite ich vor
Mit DATEV, Lexoffice oder sevDesk arbeite ich routiniert, damit Ihre Finanzbuchhaltung reibungslos läuft. Fristen halte ich zuverlässig ein und helfe Ihnen, Kosten zu sparen.
Sachbearbeitung und digitale Büroorganisation für Ihre Region
Die Routineaufgaben in der Verwaltung und Sachbearbeitung nehme ich Ihnen ab, damit Sie mehr Zeit für das Wesentliche haben. Mein Angebot umfasst:
- Stammdaten pflegen – in Excel oder in Ihren CRM-Systemen
- Excel-Tabellen bearbeiten, inklusive Analysen, Formeln und Automatisierungen
- Ablage strukturieren und die Dokumente digitalisieren
- Dokumente übersichtlich in Cloud-Systemen verwalten
- Korrespondenz und Schriftverkehr zuverlässig abwickeln
- Reports, Statistiken und Präsentationen für Sie erstellen
- Termine planen, Reisen vorbereiten und weitere Büroaufgaben übernehmen
- Ihre digitalen Geschäftsabläufe organisiere ich strukturiert
Als Online-Assistenz begleite ich Sie zum papierlosen Büro – mit Office-Support, Mahnwesen und einer sorgfältigen Datenpflege.
Unterstützung für Ihr Team: Personalwesen und Recruiting in der Region
Ich biete Ihnen als externe HR-Unterstützung administrative Aufgaben und den Recruiting-Service an. Mein Spektrum umfasst:
- Arbeitsverträge nach Ihren Vorlagen vorbereiten und erstellen
- Elektronische Personalakten führen und verwalten
- Bewerbungen sichten, auswerten sowie das Bewerbermanagement übernehmen
- Recruiting: Fehlende Unterlagen nachfordern und die Vorauswahl durchführen
- Prozesse für Lohn- und Gehaltsabrechnungen vorbereiten
- Personalverwaltung inklusive Urlaubs- und Krankheitslisten
- Onboarding und Offboarding-Prozesse zuverlässig begleiten
- Korrespondenz mit Behörden und Krankenkassen übernehmen
Als Business Assistenz in: Sankt Leon-Rot, Malsch, Kronau, Walldorf, Rauenberg, Bad Schönborn, Reilingen, Wiesloch, Mühlhausen, Östringen, Dielheim, Nußloch, Neulußheim, Waghäusel, Hockenheim, Sandhausen, Ubstadt-Weiher, Hambrücken, Altlußheim, Oberhausen-Rheinhausen, Leimen, Angelbachtal, Forst, Philippsburg, Oftersheim, Ketsch, Graben-Neudorf, Schwetzingen, Gaiberg, Zuzenhausen, Karlsdorf-Neuthard, Plankstadt, Meckesheim, Mauer, Bammental, Bruchsal, Speyer, Eppelheim, Kraichtal und Brühl Passende Mitarbeiter finden und Personalunterlagen aktuell halten – das erledige ich für Sie remote und DSGVO-konform.
Vorstellung: Valeska Horak aus der Region
Ich bin Valeska Horak, Gründerin von „Valeska Horak – digitale Bürodienstleistungen“. Als Kauffrau (IHK) und Coach unterstütze ich seit über 15 Jahren kleine sowie mittelständische Betriebe der Region bei der Strukturierung ihrer Verwaltung, mit Schwerpunkt auf Sachbearbeitung, HR und Rechnungswesen.
Privat bin ich verheiratet, 1981 in Stuttgart geboren und Mutter einer Tochter. Durch mein Engagement bei BNI entstehen starke Partnerschaften, während ich mich kontinuierlich in meine fachliche Weiterbildung investiere – ich verstehe mich als pragmatische Teamplayerin und Netzwerkerin. Ich bin für Sie da.
Meine Qualifikationen im Überblick
- Kauffrau für Bürokommunikation (IHK)
- Zertifizierter Coach (DCV)
- QMB ISO 9001 & interne Auditorin
- Praxiserfahrung mit DATEV, Google Workspace und MS Office
- Weiterbildungen in Steuerrecht, Digitalisierung und Datenschutz
Ich arbeite lösungsorientiert, lerne schnell Neues und handle stets mit Diskretion – das zeichnet mich aus.
So sieht eine Zusammenarbeit mit mir aus
Das sagen Kunden aus der Region
„Valeska hat unsere Buchhaltung komplett digitalisiert – alles ist jetzt jederzeit abrufbar.“
— Martina R., Handwerksbetrieb
„Im Personalbereich hat sie uns schnell zu neuen Teammitgliedern verholfen.“
— Thomas M., Ingenieurbüro
„Echte Entlastung mit voller Zuverlässigkeit und Transparenz.“
— Stefan K., IT-Dienstleister
Mehr Ordnung und Freiraum im Büro – möchten Sie das auch?
Kontaktieren Sie mich direkt – das erste Beratungsgespräch ist unverbindlich und kostenlos. Gemeinsam klären wir, was Sie brauchen.